דברים שפקיד גביה בחברה חייב לדעת
תהליך הגביה והמעקב מול החייבים צורך משאבים ודורש מומחיות רבה , במיוחד אם מדובר בעסקים חדשים או חברות קטנות אשר בהן תהליך הגביה מנוהל ע"י איש גביה אחד שבדרך כלל הוא עושה את זה בצורה לא ממוקדת אשר פוגעת בתזרים המזומנים של העסק . בחברות גדולות יותר ישנו בד"כ מערך גביה שלם אשר עושה את העבודה בצורה אפקטיבית ומסודרת . עוד לפני תחילת תהליך המשא ומתן מול הלקוחות והחייבים על פקיד הגביה בחברה לדעת כמה כללים חשובים ,שיכולים להועיל בתהליך הנ"ל :
- סדר ומיין את מועדון הלקוחות שלך לשני סוגים , אלו שמשלמים בזמן ואחרים אשר תהליך הגביה שלהם קשה או מתעכב . אם תגלה כי לקוח מסוים אינו רווחי לעסק או לחברה אל תחשוש לוותר עליו. זכור כי הרווחיות של החברה היא חשובה הרבה יותר מאשר המחזור של החברה וכי תזרים המזומנים שלך, חשוב עוד יותר מאשר המכירות שאתה מבצע.
- קבע מדיניות ונוהלי גביה ברורים .
- אל תרגיש לא בנוח לגבות את החוב , החייב הוא זה שצריך להרגיש לא בנוח .
- כאשר הובטח על ידי החייב כי השיק ישלח בעוד שבועיים , השיחה הבאה צריכה להיות יום לפני תאריך היעד ולא שבוע לאחר תאריך זה .
- כאשר ללקוח שחייב כספים, קיים קושי תזרימי וההוצאות גבוהות יותר מאשר ההכנסות שלו , סדר העדיפויות שלו לתשלום החובות יקבע על פי מי שילחץ וינדנד יותר. זאת הסיבה שזה בסדר להיות "נודניק" בכדי לקבל את הכסף שלך , אחרת הוא ישלם למישהו אחר שמנדנד לו .
- שים לב ! חוב ישן עלה לך הרבה . בדו"ח גיול חובות הוסף ריבית והצמדה בהתאם לגיל החוב .
- לפני משא ומתן מול החייב , הכן נתונים מסודרים כגון : צילומי מסמכים רלוונטיים, כרטסת הנהלת חשבונות ללקוח , צילום שיקים חוזרים וכדומה .
- לא להתפשר לקבלת חלק מהחוב במזומן באופן מיידי . לא לאפשר דחיית תשלומים ללא עלות נוספת של ריבית והצמדה . (הרי הלקוח בעייתי ואין לסמוך עליו גם הפעם) .
- עשה מאמצים לקבל מהלקוח שלך ערבויות אישיות על גבי שטרי החוב אם הוא לקוח מזדמן . אם מדובר בלקוח עסקי ("סוכן") , אז להחתים אותו על טופס ערבות אישית .
- שים לב ! ללא ערבויות , יכולת הגבייה מחברה בע"מ או מעוסק מורשה מוגבלת מאוד, "הרמת מסך" מתקבלת במקרים מאד נדירים. בד"כ לא ניתן לתבוע נושא משרה בכירה בחברה בטענה של אחריות נושא משרה .
- חייב לעשות ללא פשרות :
• החתם את הלקוח על טופס הזמנת עבודה .
• רשום את השם המלא והמדויק של הלקוח כמו שמופיע בתעודת הזהות שלו על גבי כל המסמכים הרלוונטיים לעסקה .
• רשום בטופס ההזמנה , את סכום העסקה ותנאי התשלום באופן ברור.
• תעד את תהליך ההתקשרות שלך מול הלקוח באופן מסודר כגון : הצעת מחיר , הזמנה , תעודת משלוח וכדומה .
תנאים אלה עושים סדר מוחלט ומגבירים את הסיכויים לכך שבמקרה של תביעה כנגד החייב , התביעה הופכת לדבר פשוט שאינו דורש עדים , מומחים ולכן ההליך הופך לקצר ויעיל .
12. גבה את החוב מהחייב כאילו החוב מועבר לכיסך הפרטי . כאילו שהלקוח חייב לך ולא לחברה .
13. הגדר מהו : חוב בפיגור , חוב בעייתי , חוב מסופק או חוב אבוד .
14. במידה וישנם סימנים לחוב בעייתי , העבר את התיק לטיפול של עו"ד מומחה .
15. מומלץ מאוד לעשות הפקת לקחים עם הסיום של כל תהליך הגביה מול הלקוח , על מנת לשפר את איכות ויעילות התהליך בפעם הבאה . בכך שמתחילים לזהות סימנים לחובות בעיתיים עוד בשלבים מוקדמים , דבר אשר מייעל בצורה משמעותית את תהליך הגביה .
16. מומלץ גם להיעזר מנתונים בדוחות הכספיים , תזרים מזומנים ואחר . על מנת להפיק מסקנות לגבי אחוז החזרות שיקים , גיול לקוחות , חובות אבודים וכדומה .
עומר יוסף
סמנכ"ל - יועץ פיננסי
1. סמנכ"ל כספים בחברת התאומים 2. מנהל מחלקת ייעוץ כלכלי ופיננסי בחברת נדל"נית 3. מומחה ומאמן לכלכלת המשפחה 4. כלכלן ובנקאי לשעבר בבנקים גדולים בארץ 5. מנהל מחלקות שיווק ומכירות לשעבר בחברות פרטיות במשק 6. תיווך והשקעות נדל"ן .
